Paljudel juhtudel peate kirjutama ametlikud pöördumised ühele või teisele asutusele. Nüüd saadetakse paljud neist elektrooniliselt, ehkki koostamiseeskirjad jäävad samaks nagu füüsiliste võimaluste puhul. Niisiis, kuidas peate sellist dokumentatsiooni õigesti koostama?
Kasutusjuhend
1
Alustuseks täpsustage adressaadi ametikoht ja nimi. Näiteks: "OJSC peainsener Polad Ivanov S. S." Seejärel kirjutage kirja ülaosas üleskutse. Tavaliselt algab see sõnaga "kallis". Järgmine on adressaadi täisnimi ja isanimi. Võite kirjutada ka "Lugupeetud hr Ivanov" ilma tema nime märkimata. Ravi peaks toimuma täpselt keskel.
2
Kirjutage oma apellatsioonikirja preambul. Esitage selgelt ja lühidalt selle kirja põhjused ja eesmärk. Sellest lõigust adressaat peaks kirja sisust aru saama. Alustage näiteks nii: "Kirjutan teile laagrite ebarahuldavast kvaliteedist, mille te meile saadate
autoriks …"
3
Täitke täht. Reeglina koosneb see kahest kuni neljast lõigust, mis väljendavad muret preambulis kirjeldatud probleemi pärast. Ka selles osas öelge kõik mõtted selles küsimuses ja probleemi võimaliku lahenduse kohta. Märkige, milliseid konkreetseid meetmeid adressaat peaks selle probleemi lähitulevikus lahendamiseks võtma. Kasutage selgeid tähtaegu, numbreid ja lauseid.
4
Kirjutage järeldus. Selles osas sõnastage kogu apellatsioonikirja tulemused. Näide: "Olen kindel, et lahendate selle ebameeldiva olukorra ja lähitulevikus on meie koostöö sama, mis varem."
5
Pange ametlik allkiri, mis koosneb nii ametikoha nimest kui ka teie nimest. Enne seda tavaliselt seatakse: „Austusega”, „Lugupidamisega”, „Edasise koostöö lootusega” jne. Valige vastavalt olukorrale.
6
Tehke postikiri või postikiri. See väike osa asub allkirja all. Selles formaadis tähtedes kasutatakse seda harva, kuid vahel on siiski koht, kus olla. Postikiri teavitab saajat olulisest sündmusest kirja autori organisatsiooni elus. Näiteks: "PS teavitan teid, et 2 päeva tagasi vastuvõetud toorainepartiis lükati tagasi lükatud toodete protsent 19% -ni!"
