Mõni täht lõpeb nii ebamääraselt, et adressaat jääb kahjumisse: sisuliselt mõistmiseks peate teksti uuesti läbi lugema. Ajapuuduse tõttu võib saaja kirja välja visata või segi ajada ning ei süvene enam kirjeldatud olukorda. Selge, sisutihe ja asjatundlik lõpp rõhutab austust lugeja vastu ja aitab päringule või taotlusele kiiresti vastata.
Kasutusjuhend
1
Pange kolme lõiguga kokku, mida soovite öelda. Võib tunduda, et mõtted öeldakse selgelt välja, kuid teabe tajumine sõltub lugeja seisundist. Seetõttu lugege tekst uuesti läbi ja kirjutage kolm peamist mõtet eraldi. See võib olla fakte, kuupäevi, nimesid jne. See ei vaja emotsioone, kirjutage lühidalt, mõne sõnaga, sest peate lihtsalt kokku võtma, meenutama peamisi punkte.
2
Kirjutage kolm toimingut, mida sõnumi saaja peab tegema. Inimeste reaktsioon võib olla ettearvamatu. Teile tundub, et esitatud teabele on võimalik reageerida ühemõtteliselt, kuid inimene teeb seda sõltuvalt individuaalsetest harjumustest ja kavatsustest. Kui te ei täpsusta selgelt, mida te lugejalt ootate, ei saa ta aru ega ütle, et ta ei saanud aru.
3
Korraldage eelmistes etappides saadud nimekiri kahanevas tähtsuse järjekorras. Kirja lõpp tuletab mõnikord kohtuistungil meelde viimast sõna: sellest sõltub mulje kirja saajast, järeldused ja tagajärjed. Eemaldage loendist üksused, mille saab ära jätta, ilma et see mõjutaks sõnumi tähendust. Pange järelejäänud lühike nimekiri kirja lõppu, nii et lugejal ei jää millestki puudu.
4
Märkige kuupäevad. Kui ootate vastust kirjale, täpsustage oma ootused. Mõnel inimesel on kalduvus tõmmata viimast, nii et konkreetse aja märkimine ei pruugi olla vale.
5
Jäta kontaktandmed. Teie korrespondent peaks teie telefoni kiiresti leidma. Ennetage selliseid olukordi ja pange igaks juhuks kirja vajalik teave, isegi kui olete kindel, et adressaadil on see olemas.
6
Ole viisakas, ütle midagi toredat, tänan aega. Saaja vastab tõenäolisemalt ja võtab teiega kiiremini ühendust, kui kiri talle meeldis või päästis ta ebameeldivatest kogemustest.
7
Allkirjastage sõnum kindlasti nimega: see loob tõelise suhtluse tunde. On oluline, et inimene keskenduks vastusele ja võtaks selle vastutustundlikult. Näidake eeskuju ja inimesed kohtlevad teid samamoodi.
