Meie sotsiaalne ja ärialane aktiivne elu on sageli seotud osalemisega mitmesugustel koosolekutel - olgu see siis aktsionäride koosolek, ühistu liikmete üldkoosolek, HOA või mõni muu avalik koosolek. Selliste kohtumiste roll on avalike organisatsioonide või juriidiliste isikute tegevusega seotud eluliste küsimuste otsustamine ja dokumenteerimine. Koosolekul vastuvõetud otsuste dokumentide korrektne kajastamine kinnitab nende legitiimsust ja on juriidiline dokument.
Kasutusjuhend
1
Koosoleku protokolli koostamiseks kasutage tavalisi A4 paberilehti. Protokolli pealkiri peaks sisaldama dokumendi nime ja sissejuhatavat osa, kajastades kodanike või aktsionäride koosoleku toimumise põhjust.
2
Märkige pealkirja all koosoleku kuupäev ja aadress, kus see toimus, samuti osalejate arv. Kui kohalolijad märkisid oma osalemise selge lehe järgi, peab see kajastuma ka protokollis. Koosoleku vormi kajastamine: eeluuringu teel, ilmse korralduse alusel isikliku kohalolekuga või kombineeritud osalemisvormi kasutades.
3
Esitage koosoleku poolt valitud esimehe ja sekretäri perekonnanimed, eesnimed ja isanimed, kajastage vastavalt nende kandidatuurile antud poolt, vastu ja erapooletuks jäänud häälte arvu.
4
Kirjeldage päevakorras olevate küsimuste loetelu, alustades kõige kiireloomulisemast, nummerdage need ja iga küsimuse sõnavõttude, arutelude ja hääletamise märkused algavad selle numbriga. Sõnavõttude salvestuses on vaja ära näidata ainult esitatud ettekande põhiolemus. See tuleks esitada lühidalt, kuid topelttõlgendust välistavas vormis. Vajadusel saab kõne teksti protokollile lisada. Kõik asjassepuutuvad sõnavõtted, märkused ja märkused tuleks esitada nimetatud nimedega.
5
Iga küsimuse arhivaal peaks lõppema otsusega, milles märgitakse hääletustulemused. Pärast kõigi päevakorras olevate küsimuste arutelu teksti osutage, et üldine otsus kuulutas koosoleku lõppenuks.
6
Allkirjastage koosoleku juhataja ja sekretär protokollile, deponeerige see oma organisatsiooni või selle esimehe arhiivi.
Pöörake tähelepanu
Ühistu või HOA esimehed ei või tegutseda ühistu esimehena.
Kasulik nõu
Kui protokolli on vaja välisele asutusele esitamiseks, täpsustage selles selle koostamise tingimusi, kuna need võivad olla piiratud.
