Kui juhtub, et olete sunnitud kirjutama kaebuse, nii et teie vastu pole kaebusi, kuid samal ajal pole süüdlasele vabandusi, tasub oma avalduse teksti põhjalikult uurida. Kaebust näitega iseenda õiguserikkumisest või lihtsalt juhtunu kirjeldusega tajutakse alati paremini kui lihtsalt abstraktsete sõnadega teksti selle kohta, kui halb kõik on. Seetõttu mõelge sellele, mis on kirjutamist väärt, ja kasutage järgmist kava.
Kasutusjuhend
1
Alustuseks võtke ühendust. See võib tunduda nagu tavaline memo. Paremas ülanurgas kirjutage selle inimese nimi, kellega ühendust võtate, märkige tema ametikoht või volituste ulatus. Seega näitate, et olete teadlik sellest, millega tegelete ja kes te olete, ning olete tõsiseltvõetav.
2
Andke enda kohta teavet. Pange kirja ka oma nimi, kus te töötate ja millisel ametikohal olete. Mainige selle ettevõtte või organisatsiooni rolli, kellele kaebusi on esitatud, näiteks „teie poe püsiklient” või „teie väljaande aastase tellimise omanik”. Laske adressaadil aru saada, et tal on äärmiselt vaja teie probleemiga tegeleda, vastasel juhul riskib ettevõte kaotada püsikliendi.
3
Kirjeldage oma nõudeid organisatsioonile. Põhimõte väljendatakse sõna otseses mõttes 2–3 lauses. Ärge laadige teksti ebavajalike sõnadega, kuivatage ja tegelikult - rahulolematuse põhjus, juhtumi kuupäev ja kellaaeg, teie poolt eelnevalt olukorra lahendamiseks võetud toimingud.
4
Jätkake olukorra kirjeldamisega. Kirjutage siin juba üksikasjalikult, väiksemates detailides üles kõik, mis juhtus. Tasub kirjeldada kõike, mis teie mällu ilmub, nii et uurimine ei ütleks, et olete omistanud oma oletustele või muinasjuttudele. Mainige kõike, kuni kaebuse tekitanud inimese emotsioonideni, asja lõhn ja värv, mis teile ei sobinud, jne.
5
Kirjeldage toimuvat etappide kaupa. Ärge segi ajage kõike, mis teie ümber toimus. Rääkige ahelast kogu sündmuste sari, tegutsedes tegevuste kaupa. Kui mõni lõik vajab kommentaare, võite need pärast juhtunu kirjeldust sulgudesse lisada.
6
Olge oma kirjutamises kena ja vaoshoitud. Võimalik, et ametivõimud, kellele kiri on adresseeritud, pole milleski süüdi ning kõrgendatud toonid ajavad nad ainult vihale ja sellest ei tule midagi head. Veelkord märkige lõpus oma koordinaadid ja mainige kindlasti, et ootate vastust oma kirjale.
