Saatkonnaga kirjalikult ühenduse võtmiseks peate koostama kirja vastavalt teatud reeglitele. Arvesse võetakse ainult õigesti vormistatud dokumenti ja ainult sel juhul võite loota kiirele vastusele.
Kasutusjuhend
1
Kirjutage igas saatkonnas kiri riigi riigikeeles või rahvusvahelises keeles - inglise keeles. Kui teie võõrkeelte kirjutamisoskus on kehv, küsige kedagi, kes keelt oskab, teid aidata. Esitlusstiil peaks olema võimalikult selge, lakooniline ja arusaadav, tekstis ei tohiks olla grammatilisi vigu, kuna nende olemasolu jätab teie kohta väga ebasoodsa mulje.
2
Peaaegu igal juhul on olemas kõnede mallid, mida saab vaadata saatkonna veebisaidil. Kui vajalikku proovi pole, kirjutage vabas vormis kiri, järgides ainult üldisi nõudeid. Pange vasakusse ülanurka üleskutse kuupäev, seejärel märkige selle inimese nimi ja perekonnanimi, kellele kirjutate, ning tema ametikoht. Seejärel märkige saatkonna aadress järgmises järjestuses: tänav, maja, linn. Alustage kirja teksti aadressiga, näiteks "Kallis m. Smith".
3
Uuelt realt öelge oma taotlus selgelt või kirjeldage probleemi. Pange pärast teksti täisnimi, eesnimi ja perekonnanimi, sisestage täielik kodune aadress ja kontaktid, näiteks telefoninumber või e-posti aadress. Samuti peab kohal olema teie isiklik allkiri. Kui kirjutate käsitsi, peaks tekst olema võimalikult loetav. Pidage meeles, et kui te pole oma täisnime kirjutanud või unustanud postiaadressi postiindeksiga märkida, tunnistatakse see kiri anonüümseks ja sellele ei vastata, isegi kui panete oma kontaktid ringlusesse.
4
Saatke kiri saatkonna posti- või e-posti aadressile. Selle leiate saidilt. Näiteks Portugali saatkonna aadress on järgmine: Secção Consular da Embaixada da Rússia
Rua Visconde de Santarém, 57
1000-286 Lisboa.
5
Reeglina arutatakse kodanike kaebusi piisavalt kiiresti, kuid kui küsimus on väga keeruline, võite vastust oodata kuni 30 päeva. Saatkonna töötajad võivad ka teiega pöörduda, et küsida täpsustavaid küsimusi, seetõttu on parem kirjas märkida mobiiltelefoni number ja kellaaeg, millal saate helistada.
