Igal avalik-õiguslikul või kutseühingul on juhtorgan, mis oma põhikirjas määratletud sagedusega peab kokku kutsuma kõik, kes on huvitatud aruandluse ja valimiskoosolekute pidamisest. Sellistele kohtumistele võivad sisse logida kõik selle ühiskonna liikmed või osalejate rühmade esindajad, kes kasutavad oma õigust selle tegevuses osaleda.
Kasutusjuhend
1
Mõelge koosoleku päevakorrale. Kuna raport ja valimised on üks olulisi teemasid, on sel juhul oodata valimisaktiivsust maksimaalselt. Seetõttu võite lisaks nendele teemadele lisada päevakorda ka muid pakilisi küsimusi, mida arutate oma ühingu liikmetega. Otsustage aruandluse ja valimiskoosoleku toimumise aeg ja koht. Ruum, kus seda plaanitakse pidada, peaks olema ligipääsetav ja piisavalt avar, et mahutada kõik.
2
Teatage kõigile, kes on huvitatud valimisraporti pidamisest. Selleks saatke kutsed, milles näidatakse koosoleku päevakord, kuupäev ja koht. Riputage selle teabega kuulutusi üles kohtadesse, kus neid näeb kõige rohkem selle ühingu liikmeid. Vajadusel paigutage selline teade meedias ja televisioonis.
3
Korraldage osalejate registreerimine, mis peaks algama pool tundi enne koosolekut. Määrake registripidajaid piisaval arvul, nii et algul on kõigil külastajatel võimalus näidata oma isikuandmeid. Tavaliselt on see perekonnanimi, eesnimi ja isanimi, organisatsioon või selle struktuuriüksus, registreerimis- või elukoha aadress, kontaktteave.
4
Valige koosoleku juhataja ja sekretär. Pange tähele, et teie valitud organi esimeest ei saa valida koosoleku juhatajaks. Kui see on põhikirjaga ette nähtud, valige vajadusel volikomisjon, mis kontrollib asetäitjate volitusi, kui nad on valitud ühingu liikmete rühmade hulgast.
5
Sekretär peab pidama arvestust. Protokollis kajastage koosolekul osalenud delegaatide või ühingu liikmete arvu, kes valitakse esimeheks, sekretäriks ja milliste hääletustulemustega.
6
Valitud organi esimees koostab tehtud tööst aruande. Protokollis kajastatakse koguhääl koos hinnanguga - kas see loetakse rahuldavaks või mitte. Koosolekul tuleks ära kuulata ettepanekud valitud organi uue koosseisu kohta, arutada ja hääletada iga kandidaadi üle eraldi. Hääletustulemusi kajastage protokollis.
7
Pärast kõigi päevakorras välja toodud küsimuste arutamist peab koosoleku juhataja selle sulgema ja allkirjastama koos sekretäriga oma koosoleku protokolli.
