Kui teie organisatsioon on määratud või on määratud vastutama teaduskonverentsi pidamise eest, pole see mitte ainult auväärne ülesanne, vaid ka suur organisatsiooniline töö, mille puhul peate arvestama kõigi pisiasjadega.
Kasutusjuhend
1
Moodustage konverentsi korralduskomitee, mille koosseis määratakse kindlaks korraldusega. Määrake esimees komisjoni liikmete juhtimiseks ja koordineerimiseks. Määratlege konverentsi kuupäevad ja komisjoni töö kestus. Kaaluge järjekorras, kuidas selle liikmetele töötajatele töötasu makstakse. Saatke teade konverentsi kohta ja lisas näidake aruannetele esitatavad nõuded, aruannete kokkuvõtete mahud ja esitamise tähtaeg.
2
Otsustage rahastamisallikate üle, see võib olla sihtotstarbeline rahastamine eelarvest, meelitades konverentsil osalejate endi sponsorlust ja vahendeid.
3
Kõigile potentsiaalsetele konverentsil osalejatele ja kavandatavale programmile saatke kutsed. Otsustage osalejate ja esinejate arvu, kes soovivad oma teadusarenguid ja uurimistulemusi kolleegidega jagada. Küsige osalejatelt, kas teil on vaja broneerida hotellibroneeringud ja broneering.
4
Leppige kokku trükikojas kokkuvõtte avaldamine eraldi voldikuna ja vajadusel tellida ürituse programm, et jagada osalejatele rinnamärgid koos nende nimede, initsiaalide ja organisatsiooni nimega.
5
Määrake vastavalt osalejate arvule vajaliku saali mahutavus ja rentige spetsiaalne ruum, mis on varustatud sedalaadi ürituste jaoks. Mõelge, milliseid seadmeid on vaja täiendavalt varustada, kontrollige vajaliku arvu arvutiväljundite, projektsiooniekraanide jms olemasolu. Mõelge üle Rootsi laua töö, kus koosolekutel osalejad saaksid tassi kohvi ja vaheaegadel hammustada.
6
Mõelge konverentsiprogramm üle, vajadusel jagage see osadeks. Mõelge, kus on võimalik selliste sektsioonide koosolekuid pidada. Arvestage programmis konverentsikülaliste, korraldajate ja osalejate kõnesid. Telli kirjatarbed konverentsil osalejatele - rinnamärgid, märkmikud ja pastakad on standardvarustuses.
7
Vormi dokumentide, reklaammaterjalide ja kirjatarvete paketid, mis antakse koos märkidega konverentsil osalejatele.
